用一句话说,金字塔原理就是,任何事情都可以归纳出一个中心论点,而此中心论点可由三至七个论据支持,这些一级论据本身也可以是个论点,被二级的三至七个论据支持,如此延伸,状如金字塔。

这些事情可以很复杂,如:我们是什么,我们从哪里来,我们要到哪里去,世界经济五年的走势,以及中国社会保障体系的建立等等。这些事情也可以很简单,如:小贾见到姑娘为什么会脸红,老妈每天喝半斤白酒是不是很危险,以及当高中时候的梦中情人问你、她现在该不该带着三岁的女儿离婚、你如何回答等等。

对于金字塔每一层的支持论据,有个极高的要求:MECE(Mutually exclusive and collectively exhaustive),即彼此相互独立不重叠,但是合在一起完全穷尽不遗漏。不遗漏才能不误事,不重叠才能不做无用功。

金字塔的基本结构是:结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。先重要后次要,先全局后细节,先结论后原因,先结果后过程。

1、结论先行:任何一次演讲和文章,只有一个思想,将其置于最前

2、以上统下:上下内容要有父子关系,

【案例】所有的工作计划一定是“目标最大”,目标——方案——风险——应急预案,向老板要的资源:人、财、物、时间、权力——五大资源一次要全。

所有的总结一定是“结果”最大,讲成绩先讲绝对值,再讲相对比;吹牛重点在价值贡献

3、归类分组:

具有共同点的归类分组,有兄弟关系,在逻辑上没有兄弟关系,目标仅讲目标、措施只讲措施……

4、逻辑顺序:

思考时用演绎推理,表达时用归纳推理;

演绎推理来论述因为比较长,容易招致人的反驳,很有可能直接推翻汇报的整体结论;

归纳推理,听众首先听见的是论点,即便他下面内容没听见,或他反对你的论据,他都记住了你的论点。

【案例】研发人员对技术的汇报通常是:

为什么做(背景)——如何组队(过程)——如何研发——使用的技术——技术优点——存在问题

但领导关心是解决什么问题、技术保证、有何风险、有何预案——归纳推理;

金字塔训练表达者:关注、挖掘受众的意图、需求、利益点、关注点、兴趣点和兴奋点,想清内容说什么、怎么说,掌握表达的标准结构、规范动作。

金字塔帮助达到沟通效果:重点突出,思路清晰,主次分明,让受众有兴趣、能理解、能接受、记得住。

搭建金字塔的具体做法是:自上而下表达,自下而上思考,纵向疑问回答/总结概括,横向归类分组/演绎归纳,序言讲故事,标题提炼思想精华。

核心内容:表达的逻辑、思考的逻辑、解决问题的逻辑和演示的逻辑

1、表达的逻辑:论点先行,以上统下,归类分组和逻辑递进的表达逻辑。还分析了我们为什么要这样表达的背后的原因和大脑的理解机制。

2、思考的逻辑:深入细致地把握思维的细节,以保证你使用的语句真实、明确地呈现你希望表达的思想。

3、解决问题的逻辑:分析复杂问题、提出结论以及做出决策。在解决问题过程中,使用的框架组织分析过程,让你的思路实际上进行了预先组织,从而可以更方便地应用金字塔原理。

4、演示的逻辑:文稿演示和PPT演示的逻辑和技巧,以及方法。

一、表达的逻辑

失败案例

金字塔案例

在工作中和生活中,我们经常会表达,包括工作报告、开会发言、讨论问题甚至和朋友聊天,都需要表达,但是往往我们不容易将一件事情说清楚,或者说自己觉得说清楚了,但是其他人不容易理解。

金字塔这几个字,我们不难理解,它是从问题的顶端开始逐层往下分解的一种表达方式。但实际上并非这么简单。我们从几个方面来讲解。

(一)为什么要用金字塔结构

为什么不是正方形?线状或者其他结构呢?从上往下的表达或者说理解方式源于我们人类思维的基本规律。

1、善于理解逻辑和因果关系。人类大脑天生对逻辑敏感,比如古希腊人看到天上的散乱的星星,分析总结出了不同的形状,得出了星系、星座等抽象的概念。这种对逻辑的偏好或者说对凡是有因果关系的偏好,让我们很容易理解有逻辑性的事物。

2、善于分组归类。比如我们看到教室里的一群人,我们会下意识的分组,男的和女的;老师和学生;前排的和后排的等等。我们看到一组数字也会下意识地分组,奇数和偶数,大数和小数等。人类大脑归类分组是本能行为。如下图,我们很本能地将黑点分为两组。

3、有了金字塔顶端的论点,听着很容易找到方向,将后续的表达按照前面的思路去理解,它就像一开始给了我们一盏明灯指路一样。提供了听者的效率和沟通效率。

我们大脑所有的思维过程,包括思考、记忆、解决问题等都是通过在头脑中将杂乱的信息进行分组归类、然后再逻辑概况的过程。所以,金字塔的表达方式是一种顺其自然,很有利于大脑快速理解和记忆的表达方式。

但是,在归类分组的过程中,并不是越细越好,心理学家乔治·米勒在1956年发表在《心理学评论》上的一篇文章指出,人类大脑一次性无法同时记住7个以上的项目。所以为了便于记忆,我们不能讲下层的金字塔拆分得太多。

【案例】你出门去超市,家人让你买牛奶、鸡蛋、咸鸭蛋、酸奶、葡萄、橘子、苹果、土豆、胡萝卜,试一试,如果不拿笔如何记住它们。

解决办法:利用金字塔原理对他们进行分类。

(二)金字塔的结构

1、金字塔结构的两个特点

纵向:上一层是下一层的总结和概况,下一层是上一层的解释和支持。

横向:每一层的思想比较是在一个逻辑范畴,同时也是相互独立和完全覆盖的。

在每一层思想组织的过程中,有四种组织形式:时间结构、空间结构、重要性结构、演绎结构。前面几个好理解,其中演绎顺序包括:大前提、小前提和结论三个部分。比如:大前提:人都会死;小前提:苏格拉底是人;结论:所以苏格拉底也会死。

2、金字塔内部的结构

金字塔的内部结构可以分为三个部分:纵向、横向和序言。

(1)序言:在开始构建金字塔表达之前,首先要用一个序言来展开你的讲解。为了让一开始就抓住听众或者读者的注意力,作者建议这个序言最好是故事的方式。典型的故事叙述结构:背景、冲突、疑问和回答。

(2)纵向关系:这种表达方式更容易引导读者或者听众的思路,让听众从一个中心思想或者一个疑问开始,逐层向下分解和回答上面的疑问。采用疑问/回答模式的纵向结构有利于引导用户的思路。

(3)横向关系:在同一层的同一组思想中,在这个层次的思想组织方式上有归纳和演绎两种方式。演绎法上面也说明了。如果用归纳法来回答某一个疑问,那么就必须保证该组的思想在逻辑上具有共同点,这样才能归纳到一个问题的答案。

(三)如何构建金字塔

金字塔是一种自上而下的表达方式,我们构建金字塔的结构分为以下几个步骤:

1、提出主题思想

2、设想受众的主要疑问

3、写序言:背景-冲突-疑问-回答

4、与受众进行疑问/回答式对话

5、对受众的新疑问,重复进行疑问/回答式对话

但是很多时候,可能我们一开始并不知道我们要表达的中心主题,或者说不能很好提炼出来,那么我们可以采用自下而上的方式反推出来。列出你要表达的思维要点,找出它们之间的逻辑关系,分类关系等,最后得出结论。

对于初学者,建议首先采用自上而下的方法,学会不断练习总结和归纳的能力。如果还不能更快总结出中心主题,可以试着先写序言,并从背景-冲突-疑问-回答这样的四段式序言表达结构开始,逐步展开思路。在金字塔结构的表达中,作者更建议采用归纳法而不是演绎法来表述,这样会更加清晰。

(四)序言的具体写法

每次演讲都需要有开场白,写一篇文章也需要有序言,在前面的章节中,我们知道,序言对于一次成功的表达非常重要。而且需要建议是用故事开始,并最好是在故事的结尾留下悬念,来吸引大家的注意力继续往下听。那么如何写一个好的序言?

1、序言的结构:

(1)背景:好的背景有一个重要特征,即能够将你带入一个特定的时间或者空间。为准备的故事开场。比如我们要阐述一个市场推广方案。比如要到广场做一个亲子活动,推广我们的产品或者服务。那么我们首先从一个背景故事开始,比如:我们想做一次线下的市场推广方案,我们可以这样开始,从上个月的经营报告看,我们上个月的业绩完成情况只有50%。

(2)冲突:就是推动故事情节的发展,并引发读者提出疑问的因素,一个好的做法是指出一个不利的变化,以便让读者顺理成章地提出后面的疑问。比如:而且我们这个月目前的销售情况也很不理想,按照这样的情况下去,我们这个月情况可能更糟。

(3)疑问:引导听众或者读者提出针对当前问题的疑问。比如接下来我们应该怎么做呢?

(4)回答:引出今天你要表达的内容。比如:为了解决这个月绩效不达标的问题,我们计划在月底组织一次线下的推广活动。然后便可以开始具体阐释活动的具体方案了。

2、序言的原则:

(1)目的是“提示”读者,而不是“告知”读者某些信息,序言只是穿针引线的作用,为要展开的金字塔结构的描述做铺垫,吸引用户继续往下读。

(2)序言必须包括三个部分:背景、冲突和疑问。

(3)序言的长度取决于读者和主题的需要。

(五)演绎推理与归纳推理

在横向关系的同一组思想观点中,有且只有两种逻辑顺序:演绎推理和归纳推理。这部分内容分别讲解这两种逻辑顺序。

1、演绎推理

它是一种线性的逻辑推理方式,如上面讲的包括大前提、小前提和结论三个部分组成。比如关于营销预算,大前提是我们公司今年的营销预算是1个亿,小前提是目前已经使用了8千万,那么结论就是只有2千万的营销预算了。

演绎法可以归纳为3个步骤:出现的问题或者存在的现象;产生的问题的根源和原因;解决问题的方案。

2、归纳推理

它是将一组具有共同点的事实、思想和观点归类分组,并概况其共同点或者结论的一种推理方式。比如安排一个下午4点的会议,几个同类事实分别是:李总在出差没办法今天参加会议,王总下午已经安排了其他会议,唐总也安排了其他会议。最后的结论是,今天下午4点不能安排会议,需要另外约时间。

归纳法的两个主要技能是:正确定义该组的思想,找到一个能够表示该组所有思想的共同名词;同时识别与该思想不相符的观点和思想。

二、思考的逻辑

上面我们讲解了表达的金字塔逻辑,为什么是金字塔结构,以及金字塔结构的内部组织思想的逻辑,演绎法和归纳法,也讲到金字塔的三种关联关系:纵向、横向和演绎关系。我们在思考某些问题的时候,应该自下而上思考,先列出要点、再找出关系、最后得出结论。

【案例】小明计划开一个全球化的兰州拉面馆,应该怎么开始做呢?


(一)一些错误的表达

1、纯粹罗列:在同一组观点和思想中,逻辑关系不强甚至没有逻辑关联。比如10个问题、5个要点、3个建议等等的表达。

【案例】

原文:

客户对销售报告和库存报告不满意。

1.提交报告的周期不恰当。

2.库存数据不可靠。

3.获得库存数据的时间太迟。

4.库存数据与销售数据不吻合。

5.客户希望改进报告的格式。

6.客户希望删除无意义的数据。

7.客户希望突出说明特殊情况。

8.客户希望减少手工计算。

进行合并同类项,修改后:

销售系统和库存系统生成的月度报告存在问题。

1.报告中含有不可靠的数据;

2.报告的格式混乱;

3.生成报告的时间太晚,无法采取有效措施。

我们并不能只是将观点和思想罗列在一起,而需要思考它们的逻辑关系。接下来的内容我们会讲解关于思考的逻辑。

2:问题不聚焦:在金字塔顶部的中心论点,比如:该公司的5个问题。这样缺乏思想的表达方式。

(二)应用逻辑顺序

上面讲到在同一组观点和思想里,我们有两种思想逻辑:演绎法和归纳法。

就归纳法而言,几个观点之间的顺序和逻辑关系也可以有三种主要的逻辑顺序:按时间(步骤)顺序;按空间(结构)顺序;按程度(重要性)顺序。如下图所示。

1、时间顺序

是按照时间的顺序组织的思想组中,你要按照采取行动的顺序依次表述达到某一结果的过程。

2、结构顺序

就是当你使用示意图、地图、图画或者照片想象某件事情的顺序时,如组织结构图、关键成功要素等示意图时用到的思维组织方式。

在结构顺序中,我们要注意两点。确保各部分之间的相互独立,相互排斥,没有重叠;同时还要保证所有的观点是完全穷尽的,没有遗漏。比如组织结构中,需要包括该组织的所以部门,不能有遗漏的部门。

3、程度顺序

在每组中,根据各个问题具有该特性的程度高低排序的一种思想组织方式。同时也需要满足结构顺序中的两点要求:相互独立、完全穷尽。

【案例】

用归纳推理写一篇游记

(三)概况各组思想

金字塔的每一个层次上的思想都应该是其下一层的思想的概况和总结,并确保概况的句子能覆盖完全的事实。不能出现“缺乏思想”的概况,如下图所示。

概况性的句子,应该说明行动产生的结果或者目标,且下一层思想则应表明实现这一结果而必须采取的行动。

三、解决问题的逻辑

前面我们讲解了表达的序言、金字塔的内部结构顺序、排序和总结的原则。这些规则反复练习,并在我们每次表达中都能不断坚持的话,就能使我们的思想更加有条理。

但是对于一个待解决的问题,我们可能很容易淹没在信息和材料的海洋中,对于解决问题,我们首先需要的是界定问题和分析问题,然后才能提出解决方案。

(一)界定问题

什么是问题?就是你目前的现状和目标之间的差距。界定问题的方法,我们称之为:连续分析法。是一种有效地解决问题的技巧。可以帮助我们按照逻辑顺序排列问题并寻找答案。其过程包括:

是否可能有问题
问题在哪里
为什么存在这些问题
我们能做些什么
我们应该做些什么
1、界定问题的框架

为了解决问题,必须找出出现现状与预期差距的原因以及缩小差距的措施。界定问题的框架的4要素包括:

(1)切入点、序幕

(2)困扰、困惑

(3)现状、非预期结果

(4)目标,预期结果

界定问题的框架,是我们解决问题的第一步,也是我们建立思想的金字塔结构、交流解决方案的第一步。我们可以将界定问题的过程写到序言中。按照之前序言的结构,分为:背景、冲突和疑问。

【案例】

背景:我们存在问题。

冲突:我们有不同的解决方案。

疑问:我们应该选择哪个方案?

(二)结构化分析问题

在界定问题到解决方案之间,我们还需要分析问题。传统的分析问题流程包括4个步骤:收集信息、描述发现、得出结论、提出方案。

但是,目前我们可收集的信息非常多,我们很难从海里的信息中得出有效的答案或者解决方案,一家咨询公司需要花60%的时间在收集资料的工作上,而且大部分是无用功。怎么解决这个问题呢?

现在咨询公司的最新做法是,在收集资料之前对问题进行结构化分析,比如:

1、提出各种假设

2、设计实验验证或者排除假设

3、通过实验得出明确结论

4、相应地采取补救措施

这样做的好处是带着问题去收集资料,减少了大量的无效的收集资料的时间。那么如何诊断问题呢?作者提出了三种方法:呈现有形结构、寻找因果关系、归类分组。

(三)高效安排工作

如果你是领导,有经验,有手下,对于某个问题,你根据经验提出假设,迅速列出第一级三至七个支持论据,分别交待给不同的手下。两周后,手下提交报告,你汇总排列,从而建造成坚实的金字塔。有了这个原则,管理起来最有效,领导做得最轻松。

【案例】公司本月销售额同比下降了30%,公司总经理要求营销部张总监一周内给出解决办法。张总按照自己的经验,先提出了3个可能导致销售额下降的假设:大客户采购下降、散客购买下降、产品质量下降。分别交代小王、小李、小刘各跟进一个问题,落实该问题相关的数据。

最终发现导致销售额同比下降影响最大的原因是:散客同比购买量下降了20%。张总由此,提出了三个解决问题的举措:1、加大广告宣传投入。2、加大对散客的优惠策略。3、在各大卖场的增加产品试用和促销。

具体安排工作的方法如下:

1、 背景:需说明需求、目的、全局(涉及跨部门沟通合作;说明流程、框架,让合作部门认识到自己的位置和角色,树立起全局观,同时说明其是最合适的人选,并能得到充分尊重和欣赏)、职责分工。

2、任务标准(最重要):

(1)任务(5W1H):时间、地点、人物、事件、原因、如何做

(Who, When, Where, What, Why, How)

(2)目标(SMART):目标具体、可衡量、可达成可行、相关可操作、时间限制(Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time Bar)

(3)动力:收益、好处,要利益互换、利益共享

(4)压力:重要性、意义、扣帽子、扛大旗

(5)标准:数量、质量(规格)、成本、时限、安全健康环保。要规定输出成果(调研报告、立项报告、文档形式、字数要求)、反馈方式(电话、邮件、会上发言)、反馈时限

3、 措施:责任人、流程、措施、规范、经验;关键节点、注意事项、可能面临的问题、解决方案、风险、应急预案;资源支持(说明接口人)、权限及权限的底线、示范、模板

4、考评:鼓励、感谢、跟踪、考核、奖惩

备注:任务和措施要根据人来有所侧重;聪明的讲任务,不讲措施;高层讲任务,底层讲措施;

四、演示的逻辑

前面了解表达的逻辑、思考的逻辑和解决问题的逻辑,最后一部分的内容,让我们看演示的逻辑。通常情况下,我们呈现内容有两种形式,一种是文档书面形式;一种是PPT幻灯片形式。接下来就分别讲解两种情况的思维逻辑。

(一)在书面上呈现金字塔

在书面上呈现金字塔层级的方法有很多,常见的包括:多级标题法、下划线法、数字标号法、行首缩进法、项目符号法等等。其金字塔结构如下图

1、书面报告的要点

(1)单面印刷:人们看报告,喜欢看黑体字,没人爱看反面;

(2)结构总分总:

对领导先写结论,对专家后写结论;领导越大越只喜欢看结论不看过程。

【总】报告首页,要写摘要,概述信息、提炼结论(总结、结论是、建议是、总而言之、综上所述)

【分】中间每500~800字要有一个标题,标题要吸引眼球(标题总结结论、显示结构;字体、红色、加大、加粗、下划线)

【总】报告的最后,重复结论和亮点

观点鲜明、标题醒目;
提炼要点、总结结论;
清晰思考、脑比嘴快;
2、使用标题时应注意事项:

(1)每层标题不可能只有一个

(2)相同的思想、观点应该使用相同的句型

(3)标题用词应该提炼思想的精髓

(4)标题与正文应该分开考虑

(5)每组标题应该提前集中介绍

(6)不要滥用标题

同时在上下文中要有过度,比如在写完序言后,进入文章的正文部分序言有一段简短的文字,介绍每一关键句要点。

同时在遇到特别长或者特别复杂的章节,我们应该停下来做一个小小的总结,然后再继续往下写。

3、好标题好表达

标题要有信息和要点:

(1)要有信息内容、总结概括要点、提炼思想精华;

(2)明确、简单、直接、贴切、响亮、有数字;

(3)主谓宾、正装句、动词的短语、口号式语言;

(4)对仗、排比;

(5)不超过15个字。

【案例】《高效能人士的7个习惯》原名为《与成功有约》,销量从5万册飙升到100万册;如下图所示,仅仅有左侧标题,内容容易空泛全是废话

【案例】经典的标题

(二)在PPT演示文稿中呈现金字塔

大部分人都喜欢在思考的时候用金字塔原理,而不是在PPT文稿中使用。PPT文稿跟普通的文稿有个很大的区别是,需要我们去讲解,而不是完全交给读者去阅读。因此在内容呈现上应该进来简介明了,不要过于繁琐,做出一种作者称之为“视觉朗诵”的PPT文稿。

1、PPT注意事项

(1)文字只包含最重要的内容,经过适当的分组、总结的思想,应该尽量简介;

(2)最好图文并茂,使用图标配合。理想的比例图表应该占据90%;

(3)文稿应呈现经过深思熟虑后的故事概要和剧本;

(4)每一页只演示和说明一个论点;

(5)论点应该使用完整的陈述性语句,而不是表态性语句。比如“销售前景看好”,就比单纯的“销售前景”更好;

(6)尽量使用数字,字号也要足够大;

(7)注意PPT的趣味性。比如颜色选择和布局等运用。

2、如何演讲

先吸引后引导,先迎合后打动;
先确定听众是谁,目标是谁;
与此同时要准备好自己的观点、建议、主张;
让听众的注意力在本人身上而不是ppt,数据、素材上……
(1)以受众为中心:

先讲听众关注点:调查听众身份、揣摩听众心理、迎合听众诉求;
听众一般关心是什么、为什么、怎么办。

【案例】锤子的发布会,不会过多强调技术领先性,而是弱化数字技术指标,针对不同的受众,强调不同的要点:

政府关心——社会效益、经济效益、安全、环保;

媒体关心——新闻点、炒作点、领先性、独特性;

投资方关心——经济回报;

用户关心——功能、性能、性价比高。

要有同理心:换位思考、角色扮演、设身处地、感同身受;
要共情:表现出与对方相同的情绪(共振)
穷尽听众疑问;先吸引后引导,先迎合后打动

尊重听众权利:不听、打断、走神、反对、提问etc都是听众的权利;只能吸引不能强迫;不懂就大方承认,认真记录,告知会稍后给予回复;遇到反对观点时,不给于判断;按时开始,按时结束;对自大者打压,对悲观者鼓励;
(2)逻辑树工具避免演讲中忘词

强迫自己想象各种思想观点之间内在的关系,在头脑中形成清晰的图像,然后把他们转换成为清楚的句子。我们大脑善于存储和理解图像信息,而不擅长处理文字或者数字信息。因此,把我们要表达出的观点或者思想在头脑中形成一系列的图像是一个不错的方法。

(3)Tops原则:

T: Target to our audiences 瞄准观众,目标明确

O: Overarching 内容结构周延完整

P: Powerful 掷地有声,观点、态度鲜明

S: Supportable 言之有据

提前告知所述内容大纲,打消受众的恐惧(人最大的恐惧在于对未知的恐惧)。因为人的注意力是10分钟,所以人要不断的保持听众注意力,尤其是多数人讲或是一个人讲很久的时候一定要亮点在先,重心前移;

比如:接下来我的讲话将从以下三点:成绩、问题、规划来展开我的报告。

来源:https://zhuanlan.zhihu.com/p/44423303

作者 铁血 汉子 2021年6月22日
2021/09/16/07:04:08pm 2021/6/22/0:50:43
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